Thursday, April 17, 2014
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Enviando un S.O.S—Buscando ayuda para los Dueños de Pequeñas Empresas



Andrea Young, dueña de un pequeño negocio tiene un día ocupado por delante. La lista de tareas es larga en su empresa consultora de software e inicialmente incluye balancear los libros de la empresa, preparar cuentas, recoger una serie de folletos en la imprenta, visitar un cliente nuevo, contestar el teléfono, leer el correo electrónico, atender un evento semanal de contactos, actualizar la página Web, hacer los arreglos de viaje para una conferencia industrial, y anticipar los problemas que vienen en camino.

"Eso es un día como todos," admite Andrea. "Pero por cada una tarea que yo acabo, hay un millón de otras cosas que siento que debo hacer." Como muchos empresarios, Young parece ser una persona muy autosuficiente. Y, como muchos empresarios, su lema es: "Tengo que hacerlo yo misma!"; esta puede ser una de las barreras más grandes contra su éxito.

Tercerizar ("outsourcing") podría ser una solución

Los dueños de negocios necesitan más ayuda hoy día que nunca antes, como lo evidencia el actual crecimiento de la industria de 'outsourcing'. No obstante, no todos los empresarios notan la medida en que su organización podría beneficiarse al permitir que otros manejen las tareas pequeñas y rutinarias de manera que el dueño pueda concentrarse en que lo que hace mejor.

Maura Nevel-Thomas es una experta en productividad con domicilio en Austin, Texas. Su compañía, Burget Ave. Management Services, ayuda a empresarios en todo el país a organizar y manejar su tiempo.

"Yo trato de crear conciencia de los recursos que están disponibles," dice Nevel-Thomas. "Muchos de mis clientes no entienden que hoy día ellos pueden conseguir alguien que haga casi todo—desde el pago de la nómina hasta el hornear las galletas para la fiesta de la compañía."

Nevel-Thomas dice que ella frecuentemente nota que los empresarios invierten demasiado tiempo en las tareas administrativas ya que están convencidos de que no tienen suficiente dinero para pagar por la ayuda. Sin embargo, indica ella que generalmente el empresario solo piensa en opciones de asistencia a tiempo parcial o de tiempo completo, cuando en realidad existe ayuda disponible y en incrementos pequeños—cuatro horas por la semana—o en base a un proyecto específico.

"En nada beneficia al empresario la captura y digitación de datos, por ejemplo, o el archivar cuando hay abundante ayuda y talento disponible con las habilidades que ni ellos mismos tienen," dice Nevel-Thomas. "La empresa termina incurriendo en más costos al llevar a cabo estas tareas internamente; sería mucho más eficientes si un asistente terminarse la tarea en dos horas que el dueño en cuatro.

Enviando un S.O.S.

Entonces, ¿cómo deciden los empresarios cuales tareas deben delegar y como encuentran la ayuda que necesitan? Nevel-Thomas sugiere:

  • Primero, entienda lo que vale su tiempo como empresario—déle un valor numérico (en dólares por hora) o lo que costaría alcanzar un objetivo especifico.

  • Después, échele un ojo a su lista de tareas. ¿Todo lo que consta en la lista es algo que tienes que hacer, o solamente algo que piensa que debe hacer?

  • Determine que "debe hacer" (archivar, entrar dados, organizar recibos). Estas son buenas tareas para tercerizar.

  • Estimar el precio real de llevar a cabo las tareas que "tiene que hacer" usted mismo y compare tercerizarlas a otra persona cuyo tiempo cuesta menos.

¿Aún tiene dificultades al decidir cuales tareas debe pasarle otras personas? Trate de mantener un segundo buzón en su oficina. Cuando aparecen las tareas, especialmente trabajos que no requieren habilidades especiales o ciertas tareas administrativos, determine si quiere hacerlas o si alguien más podría hacerlas por usted. Liste la tarea y póngala en el buzón. Un montón creciente de notas será una manera buena evaluar si o no se necesita ayuda externa.

Cuando se haya decidido a tercerizar, el próximo paso es encontrar la ayuda que necesita. Hay asistencia de dos categorías: local y virtual.

Asistencia virtual contra asistencia local

La tendencia del asistente virtual (AV) se ha incrementado desde mediados de los 1990s con el crecimiento del Internet y servicios en línea. Los asistentes de AV dicen que un arreglo así tiene los beneficios mayores, incluyendo:

  • Se paga solamente por tiempo invertido en proyectos
  • Se trabaja con un profesional administrativo experimentado
  • Poca capacitación es necesaria
  • No se limita al talento local
  • No es necesario proveer espacio o equipo de trabajo
  • La relación de empleo puede ser terminada rápida y fácilmente de ser necesario

Mientras estas ventajas parecen ser buenas en teoría, es preciso tener cuidado e investigar antes de decidirse entrar al mundo virtual. Aquellos asistentes virtuales que dicen que trabajarán por un dólar por hora pueden estar al otro lado del mundo, y mientras aseguran que hablan su idioma, quizás pueda que haya una barrera en el idioma. La comunicación clara es de vital importancia para evitar confusión cuando trabaja con alguien que no está físicamente en la oficina.

Se puede encontrar asistencia local de varias formas, tales como servicios de conserje, agencias de trabajadores temporales, contadores independientes, y asistentes personales. El costo promedio va de $15-$50 por hora y dependiendo del tipo de servicios necesitados.

Dese cuenta que puede hacer las cosas a su medida

Si piensa que las formas tradicionales de asistencia simplemente no funcionarían para usted o su empresa, no se desespere. Recuerde que Nevel-Thomas dice que hoy día es más posible que nunca encontrar el tipo exacto de ayuda que necesita.

Por ejemplo, en Austin, Texas, Nevel-Thomas observó que muchos clientes necesitaban apoyo especializado por pocas unas horas por semana de manera seguida. Fue entonces cuando ella fundó una segunda empresa que ofrece apoyo administrativo y asistencia personal creciente y que va de ocho a 64 horas por mes. Su empresa, Small Business Support Solutions, envía asistentes muy calificados a satisfacer las necesidades del empresario, y un asistente de cuenta trabaja se le asigna a cada empresario para asegurar consistencia y continuidad.

Si es que necesita poca ayuda, mucha ayuda, o una forma distinta de ayuda, lo mas seguro es que haya alguien disponible. El Internet puede orientarle a la asistencia virtual y local. El Business Owner's Toolkit ofrece más consejos sobre como buscar ayuda. También, puede empezar al buscar "apoyo administrativo virtual" o "servicios de apoyo administrativo" en Google en su ciudad o área.

Muy pronto, la ayuda—y el éxito—llegarán.



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